Een succesverhaal in complex datamanagement

Librius is de beheersvennootschap van de Vlaamse boekuitgevers. Ze innen en verdelen de gelden die particulieren, firma’s, onderwijsinstellingen of overheden betalen aan de centrale beheersvennootschappen Reprobel & Auvibel. 

Ze hebben een duidelijke missie: de vergoedingen die ze innen uit collectieve auteursrechten zo snel, zo objectief, zo transparant en zo billijk mogelijk verdelen onder haar leden. Hoe ze dat doen? Via een gebruiksvriendelijk klantenportaal.  

Librius zocht én vond in Codana een allround digitale partner om dat beheersysteem volledig opnieuw uit te vinden.

Het huidige (verouderde) systeem vormde een beperking voor de klant. Het gebrek aan mogelijkheden om directe acties uit te voeren en de overmatige complexiteit van achterliggende berekeningen leidde tot een situatie waarin het systeem onwerkbaar werd. De klant had nood aan een datamanagementsysteem waarop ze konden vertrouwen en waar ze zelf de nodige handelingen konden doen, zonder de ingreep van technische profielen.  

Codana zag deze uitdagingen als kansen voor innovatie en verbetering. Het vormde de kern van onze missie om niet alleen te voldoen aan de behoeften van Librius, maar deze te overtreffen door een datamanagementsysteem te ontwikkelen dat niet alleen gebruiksvriendelijk was, maar ook in staat was om de meest complexe taken met gemak en efficiëntie uit te voeren.

We kozen ervoor om de applicatie te bouwen in Symfony. Symfony is een open-source PHP framework voor het bouwen van robuuste en geavanceerde webapplicaties, API’s en webservices. 

Precair was snelheid en gebruikerservaring, dus beslisten we om de front-end van de applicatie te gaan bouwen in React. Om deze React vlot te laten communiceren met de Symfony backend, besloten we gebruik te maken van API platform. Dit biedt een laag bovenop Symfony om op een eenvoudige en consistente manier API’s op te zetten en te documenteren. 

Naast een standaard MySQL database voor de dagelijkse werking, werd er ook een Redis gekoppeld om de queues en bijhorende achtergrondprocessen op te volgen en af te handelen. 

Het ontwikkelingsproces volgde een op testen gebaseerde aanpak, wat zorgt voor robuustheid, betrouwbaarheid & schaalbaarheid van de code. Wil je meer weten over test driven development? Lees dan zeker ons inzicht hierin.  

Dit project omvatte heel wat optimalisaties die bedoeld waren om de gebruikerservaring te verbeteren, processen te stroomlijnen en te zorgen voor naadloos datamanagement binnen de organisatie van Librius. 

We ontwikkelden een nieuwe huisstijl en verzorgden visuele ondersteuning voor eindgebruikers. Een vereenvoudigd registratieproces zorgde voor een lagere instapdrempel. De beheerders konden op hun beurt de registraties geautomatiseerd opvolgen aan de hand van high-end dashboarding en realtime notifications.  

De tool moest werkbaar blijven, ook tijdens het gebruik. Daarom hebben we ervoor gekozen om intensievere taken naar de achtergrond te verhuizen. Die taken worden nu in de achtergrond verwerkt, zonder invloed op de prestaties van de tool tijdens normaal gebruik. 

Daarnaast zijn er enkele extra’s toegevoegd, zoals vereenvoudigde repartitieprocessen, gedetailleerde rollen en permissies, automatische setup van nieuwe jaargangen, verbeterde zoek- en exportfunctionaliteiten, bulkacties voor beheerders, lijstexportmogelijkheden en automatische facturatie. 

Als laatste werd een automatische verbinding met Boekenbank tot stand gebracht, waardoor een soepele uitwisseling van gegevens tussen beide platformen mogelijk is. 

Meer weten over Boekenbank? Lees onze case (https://www.codana.be/nl/cases/boekenbank). 

Wanneer je kiest voor vernieuwing, mag je natuurlijk het oude niet zomaar tenietdoen. Daarom zorgde Codana voor een volledige migratie van al de bestaande content in het nieuwe systeem. Zo konden we een gestroomlijnde overgang garanderen naar het nieuwe datamanagementsysteem. 

Deze optimalisaties hebben Librius niet alleen bevrijd van de beperkingen van het verouderde systeem, maar hebben ook een nieuw tijdperk van efficiëntie, gebruikersgemak en nauwkeuriger datamanagement ingeluid.  

Dit alles vormt nu de basis van een geavanceerd en krachtig datamanagementsysteem dat klaar is om de groei van Librius te ondersteunen en te versnellen.